Tehtävälistat

Tämä on taloyhtiön arjen tärkein työkalu. Tänne koostetaan yhdessä, milloin ja mitä taloyhtiössänne pitää tehdä. Hallituksen kokoukset, yhtiökokous ja talkoot, niistä olisi hyvä aloittaa. Lisäksi tehtävälistaan voi merkitä muita säännöllisiä tehtäviä tai erilaisia pienempiä tehtäviä, kuten lumitöiden tilaukset ja asukastiedotteiden laatimiset. Suoritettavien tehtävien lisäksi kullekin tehtävälle voidaan määrätä oma vastuuhenkilö. Kun tehtävä on hoidettu, kuitataan se järjestelmään. Näin on helppo erottaa tehdyt ja vielä avoimet työt. Tehtävälistat auttavat hallitusta hahmottamaan tarvittavia työmääriä ja suunnittelemaan yhtiön toimintaa. 

Vinkkejä tehtävälistan käyttöön

  • Hallituksen kokoukset kannattaa aikatauluttaa aina samalle päivälle, esim. kuukauden ensimmäiselle torstaille, silloin tapaamisesta tulee rutiini ja nopea hoitaa. 
  • Kirjoita kaikki, mitä mieleen tulee ja jaa sitten listasi muille hallituksen jäsenille, jotta he voivat lisätä omat havaintonsa listaan.
  • Listaa ensin kaikki taloyhtiön hoidettavat asiat ja tee niistä jako isompien ja pienempien asioiden välillä. Miettikää voidaanko osa ongelmista hoitaa porukalla vaikkapa talkoissa ja onko säännöllisesti toistuvia asioita. 
  • Pidä tehtävänkuvaus lyhyenä ja ytimekkäänä.
  • Tarvitseeko tehtävä ulkopuolista apua? Kaikkia taloyhtiön asioita ei voi hoitaa itse, muistakaa kilpailuttaa ja tilata tarvitsemanne apu riittävän ajoissa.